Vi har alle vært der: Arbeidsoppgavene bygger seg opp og arbeidsmengden føles overveldende. Hvor skal man begynne? Smart prioritering kan gi deg økt fokus, bedre mestringsfølelse og større effektivitet! Det handler om å nå målene dine i den begrensede tiden du har, og gjøre det på en mest mulig effektiv måte, samtidig som du fokuserer på livskvaliteten din.
Trinn 1: List opp ukens gjøremål
Mange er allerede vant med å skrive To Do-lister og har erfart hvor tilfredsstillende det er å huke av fullførte oppgaver. Å skrive ned oppgavene som må gjøres hjelper å skape oversikt, og det setter automatisk i gang en prosess med å bestemme hvor du skal starte. Lag deg derfor en rutine hvor du starter arbeidsuken med å føre opp alle oppgaver du skal gjøre.
Trinn 2: Bruk presidentens matrise
Nå starter arbeidet med å prioritere blant oppgavene du har skrevet ned. La deg inspirere av Dwight Eisenhower, USAs 34. president. Han utviklet en metode for å prioritere oppgaver basert på kombinasjonen av viktighet og hastegrad.
Viktig og haster: topp prioritet, gjør dette først
Viktig, men haster ikke: sett av tid i kalenderen til å utføre oppgaven
Haster, men ikke viktig: deleger bort oppgaven hvis mulig
Verken viktig eller haster: stryk oppgaven fra listen din
Hvordan vurdere om oppgaven er viktig
For å vurdere en oppgaves viktighet, bør man tenke stort. Tenk på bedriftens overordnede målsetninger. Er morgendagens møte avgjørende for å lande et stort kundesamarbeid, er dette en oppgave som bør prioriteres. Forslaget til nye interne retningslinjer kan heller vente. Omfang kan også være et stikkord for å vurdere viktighet. Store oppgaver og oppgaver som involverer mange kan i mange tilfeller være fordelaktig å prioritere. Hvordan vurdere hastegrad
Viktige oppgaver med tidsfrister som nærmer seg, må nødvendigvis prioriteres høyt. Det kan også være tilfellet for en oppgave med frist tre uker frem i tid, hvis denne oppgaven krever jevnt arbeid for å komme i mål. Dette virker logisk nok, men i praksis er vi ikke alltid like flinke til å prioritere i tråd med hastegrad. En e-post fra en kunde eller en forespørsel fra en kollega kan fort oppleves som noe vi må respondere på umiddelbart. I virkeligheten er det ikke gitt at det haster å ta tak i disse oppgavene. Og haster det ikke, bør det heller ikke prioriteres over andre og viktigere oppgaver.
Når du har skrevet opp alle oppgavene dine, kan du begynne å organisere dem ved å gruppere alle oppgavene knyttet til et bestemt prosjekt, planleggingsfase eller avdelinger. Det finnes mange gode verktøy som kan hjelpe deg å holde oversikten på en god måte, og i kontorsamfunnet Torp Panorama er det flere bedrifter som benytter seg av verktøyet Monday. Her kan du få full oversikt ved å bygge opp de listene du ønsker.
Trinn 3: Eat the frog
Etter å ha brukt Eisenhowers prioriteringsmetode, sitter du kanskje igjen med en liste hvor flere oppgaver bør prioriteres – de som både haster og er viktige. Hvilken starter du med? Forskning på produktivitet har vist at det lønner seg å gå i gang med den tyngste oppgaven først. Eat the frog.
Frosken er en oppgave du har på listen din som du absolutt ikke har motivasjon til å gjøre, og som du ønsker å utsette. Når den ene oppgaven er gjort, vil resten av dagen bli mye enklere, og du vil få både fart og følelse av prestasjon i begynnelsen av dagen. For de fleste er det også enklere å jobbe dypt og konsentrert på starten av arbeidsdagen.
Iblant kan det riktignok være en fordel å starte i det små. Om lista over viktige hasteoppgaver er avskrekkende lang, kan det å stryke ut flere mindre oppgaver tidlig på dagen gi roen og overskuddet for å ta fatt på større oppgaver senere.
3 ekstra tips på veien mot fornuftig prioritering
1. Bryt ned store oppgaver til delmål
Ved å lage delmål, sikrer du progresjonen som trengs for å fullføre større oppgaver i tide.
2. Ha realistisk forventninger til egen arbeidskapasitet
Kanskje er det ikke mulig å rekke over alle topprioriterte oppgaver. Deleger bort oppgaver hvis mulig, og vurder behovet for mer arbeidskraft.
3. Vær forberedt på endringer i prioriteringslisten
Gjør løpende vurderinger når nye oppgaver dukker opp underveis eller en oppgave krever mer tid enn forventet. Husk at dagsplanen heldigvis ikke er hugget i stein.
Fordelene med eget kontor
Å prioritere klokt blant oppgavene på jobb kan være en krevende øvelse i seg selv. Har du hjemmekontor, står du overfor en enda større utfordring. Det er alltid oppgaver du må, bør, kan og vil gjøre på hjemmebane, også disse med ulik viktighets- og hastegrad.
Med kontor hos Torp Panorama får du et tydelig skille mellom arbeid og hjem. Dermed har du til enhver tid færre oppgaver å prioritere mellom, og du får bedre fokus på arbeidet du utfører. Du har ditt eget kontor som du kan lukke deg inn på når du trenger arbeidsro. Slik blir det enklere for deg å både prioritere og utføre de oppgavene du skal, både på jobb og hjemme. Torp Panorama tilbyr utleie av inspirerende og moderne kontorer for små og mellomstore bedrifter. Kontakt oss for mer informasjon!